假如由我組織會議,首先我要明確召開這次會議的目的,意義和任務,確定會議主題和議題。 第一步要制定周密詳細的會議計劃方案。明確會議舉行的地點。確定會議的開始時間和持續(xù)時間,集合的時間地點,以書面或電話的形式通知與會人員,做好會議經(jīng)
開展有價值的、參與度高的會議需要具備清晰的會議目標和優(yōu)秀的會議領導。這樣才能確保會議順利高效,節(jié)省與會人員的時間金錢。
如何提高會議效率和質(zhì)量 工具/原料 PPT 電腦 記錄本等 方法/步驟1: 首先在舉辦會議時,會議發(fā)起人應將會議的議題以郵件或口頭形式傳遞給參會人員,這樣可以讓參會人員明白會議討論的主要內(nèi)容,提前做好準備準備工作。 方法/步驟2: 會議發(fā)起人不
第1步:有開會必要時才開會。
我最不可理解的行為,想說一下:1,項目經(jīng)理的。工作起來發(fā)Email看不完整,或者根本沒有看懂。需要他做什么Action,他一個項目經(jīng)理根本無法判斷CRA的意圖,如何Support簡直sense上面為負值。問他個事情,他說SOP怎么說的呀,你根據(jù)Sop走就行了。
考慮是否有開會的必要,只請必要的人參加。很多時候都因為形式主義和習慣,開不必要的會議浪費了許多時間。如果只為了下達通知報告,只需要發(fā)郵件就行了。但如果需要獲得及時反饋,開會比發(fā)郵件合適。
一次會議,最好只有一個主題??梢约袝r間和精力,集中有關人員,高效解決問題。綜合性會議,最多也不要超過三個議題為好。議題越多,參加人員越多,陪綁的也越多,效率也就越低下,成本也就越高。 議程清晰:要有明確的議程及時間分配規(guī)則,方
第2步:事先制定會議目標和安排。
傳統(tǒng)的會議管理手段一般是通過郵件溝通開會的時間地點,這種方法在小規(guī)模公司往往可以見效。但是在中大型公司,由于開會人員和會議室數(shù)量都很多,郵件溝通的方式無法有效管理會議室和參會者。因此,在中大型公司,往往會出現(xiàn)會議室無人使用而有
有理想的目標能促進討論,提高效率。每個會議都需要目標。在開會前,應發(fā)放會議安排,讓每個參會人員了解會議結構。
可通過做好以下三點來提升效率 第一、 充分的會前準備。會議是需要精心準備的,即使對于非常緊急召開的臨時會議,也是如此。(1)準備會議備忘錄,并提前發(fā)放給與會者,好讓他們提前準備,如果討論的內(nèi)容是報告或是建議書,則應該附在備忘錄的后邊
第3步:掌控局面,促進會議進行。
摘要:會議已經(jīng)成為企業(yè)管理溝通的一個重要的方式,許多領導大多數(shù)的時間都花費在會議上,會議效率的高低直接影響企業(yè)管理的效果,但會議的效果總是不盡如人意。有研究認為,70%的會議是無效會議,會議中70%的時間是無效時間。因此要提高會議效
高效的會議體現(xiàn)了優(yōu)秀的領導。會議領導應掌控局面,控制討論時間,保證討論圍繞主題。讓每個人看到鐘表,尊重員工的時間。圍繞主題也很重要,如果討論偏題,你應該把話題引回中心,比如說:“你的觀點很有趣,但是和今天的會議目標無關。我們還是回到會議主題吧?!?
會議的重要性和必要性自不必多言,開會也是要耗費人力,時間,金錢成本的。一些淺見,拋磚引玉:不開無目的的會議,必須事先確定本次會議目的,否則寧可不開; 不開多議題的會議,每次會議只解決一個中心議題; 不開無準備的會議,會前必須有充
第4步:調(diào)動每位與會人員的參與。
一、明確會議目的,會議前最好列一個大綱,比如要面對什么問題,要解決什么問題。 二、簡化會議流程,避免冗繁環(huán)節(jié)。
會議是一種雙向交流,獲得每個人的誠實反饋很重要。讓每個人都參與討論是會議領導的職責。為了達成共識和決定,會議領導不能只顧個人觀點,否則大家都認為決定已定,就不會積極討論。不要急于否認員工提出的觀點,就算那觀點很糟。
一、明確會議目的,會議前最好列一個大綱,比如要面對什么問題,要解決什么問題。 二、簡化會議流程,避免冗繁環(huán)節(jié)。
第5步:以行動計劃作結,確保與會人員都明確下一步如何行動。
在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的。會議不論大孝規(guī)模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,并要讓參會人員知曉,并提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發(fā)放并叮囑參會人員閱。 2 參會人員范圍
在會議末,也要詢問大家會議成功與否,有何改進意見。會議后自己做個跟進報告,以提高會議領導技巧。
1. 主會人的作用不僅僅是發(fā)起會議這么簡單,你要把控會議進度和方向。如果會議規(guī)模是5個人,你還可以自己去組織他們參加,但如果參會人超過20人你干脆讓別人來協(xié)調(diào)開會這件事兒,自己則應該把有限的精力放在如何掌控會議方向上。參會者說話不合
第6步:跟蹤記錄會議中的決定。
事前會議議程重要性要明確,會議議程不光只是本次會議的內(nèi)容,而且應該明確此次會議關于這個議程將要到達的程度;該個議程暫整個會議的時間分布是多少?整個會議應該有個時間的掌控的角色,這個角色應是一些老總或副總之類的比較好點。第二點就是
幫與會人員了解進度。這能幫助你進一步提高會議效率。
1.明確會議內(nèi)容 相關責任人需在會議前最少一天的時間內(nèi)接到會議通知,并有詳細的會議內(nèi)容。(會議前準備) 2.明確會議目的與責任 會議上相關責任人需擔付應當?shù)呢熑?,并于會議上提出結果對策及執(zhí)行時間,會議會議中應維護會議主題,就事論事
第7步:讓大家了解已做的決定和下一步的計劃。
整理好要處理的事情,定期開一次會,每次都針對一些問題,提出可行方案,進行解決。
有時候開完會就忘了行動目標,會議變成無用功。雖然不用發(fā)放詳細的會議記錄,但會議后一定要跟進。
如何有效的開會 開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開,并且要開得簡短有效。 1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。 2.如果某個問題不開會也能解決,就不要開會。 3.要認真考慮,是甚么使會議成功,反之又是甚么使會議不成功
小提示
讓每個參會者自由平等地發(fā)表意見。
這個問題不是簡單幾句話就可以解決的,建議企業(yè)一把手和高層去學習科學系統(tǒng)化的企業(yè)管理知識,一個企業(yè)只有老板改變了,這個企業(yè)才有可能改變,課程建議:北大軟實力企業(yè)核心系統(tǒng)課程和軟實力智慧風暴課程。
控制好時間。
開會不是目的,提出解決方案才有意義。有效的會議通常包含明確會議主題、確定主持人、敲定時間、談行動方案而非問題、復盤及補充等5個元素。正確的方法僅保證有效方案的輸出,選對工具才是高效的關鍵,云視頻會議系統(tǒng)作為互聯(lián)網(wǎng)時代組織內(nèi)、外部
會議前一定要有所準備,很多人都會忽視這一點。
夜里總是開會的現(xiàn)象已經(jīng)很常見了,上到管理決策層,下到一線執(zhí)行人員,開會到深夜已是常態(tài),更有甚者需要通宵達旦。多人力、高強度的會議如能解決實際問題自然也值得,大部分會議無法得出有效解決方案早已是普遍現(xiàn)象?;ㄙM大量時間開一場沒有結
提高會議效率的ORAA策略:Objective(目標)、Agenda(安排)、Roles(角色)、Responsibility(職責)。
開會不是目的,提出解決方案才有意義。有效的會議通常包含明確會議主題、確定主持人、敲定時間、談行動方案而非問題、復盤及補充等5個元素。正確的方法僅保證有效方案的輸出,選對工具才是高效的關鍵,云視頻會議系統(tǒng)作為互聯(lián)網(wǎng)時代組織內(nèi)、外部
首先,會議要有目標。如果只是為了下達通知,就沒有開會的必要,否則就是浪費時間。根據(jù)目標把會議分為幾個階段。會議安排即根據(jù)目標列出的幾個討論主題,每個主題都限定討論時間。
提高會議效率:1保證會議要有內(nèi)容,明確要解決的問題。開門見山,直奔主題;2及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開,以保證有充分的時間采取行動;3主持人和參會者都要守時。如有遲到者,象聯(lián)想規(guī)定的那樣,在會場當眾站立幾分
比如:
重溫上季度目標(15分鐘)
提高會議效率: 1 保證會議要有內(nèi)容,明確要解決的問題。開門見山,直奔主題; 2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開,以保證有充分的時間采取行動; 3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者,象聯(lián)想規(guī)定的那樣,在會場當眾站
討論本季度工作目標(20分鐘)
提高會議效率: 1 保證會議要有內(nèi)容,明確要解決的問題。開門見山,直奔主題; 2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開,以保證有充分的時間采取行動; 3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者,象聯(lián)想規(guī)定的那樣,在會場當眾站
選取5個最佳工作目標(10分鐘)
1 保證會議要有內(nèi)容,明確要解決的問題。開門見山,直奔主題; 2 及時開會。在得到重要情報或要要求作出決策時應立即召開,以保證有充分的時間采取行動; 3 主持人和參會者都要守時。如有遲到者,象聯(lián)想規(guī)定的那樣,在會場當眾站立幾分鐘,下次
角色和職責是指要指定會議領導者、記錄者和任務分配者。
2 參會人員范圍一定要準確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者范圍既不能過大也不能過校人數(shù)過多,表達意見過多、分散,不易形成統(tǒng)一意見,而且也容易造成會議時間的冗長;人數(shù)過少,不能有效收集意見。 3 做好
警告
領導不僅要知道如何開好會,還要知道何時應該開會。
在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的。會議不論大孝規(guī)模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,并要讓參會人員知曉,并提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發(fā)放并叮囑參會人員閱。 2 參會人員范圍
取消或延遲會議的七個理由:
關鍵成員無法到場。延遲會議不太好,但是因關鍵成員缺席而無法達成會議目標更不好。如果關鍵成員無法到場,應該改時間。
會議安排沒有事先發(fā)放。會議需要準備,每個人需要清楚各議題的討論時間。所以至少提前三天發(fā)放會議安排。
會議目標不明確。如果只是為了傳達通知,開會就是浪費時間。應該有明確的會議目標、時間和具體安排。
可用郵件或電話代替會議。沒必要開會就不開會。
閱讀資料沒有提前發(fā)放。閱讀資料應該在會前利用個人時間看完,而不是利用會議上的集體時間。
會議場地不符合技術要求。如果設備不充足,應該延期。
近期時間和會議目標有沖突。
你需要準備
計劃變動——如果只是為了傳達通知,用郵件代替會議。
會議目標和安排
時間控制者——保證各議題在規(guī)定時間內(nèi)討論。
會議記錄者——記錄會議進程。
觀點羅列者——在白板上羅列討論出的觀點(不管該觀點是否有效)。
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提高會議效率的一些基本做法
一、明確會議目的,會議前最好列一個大綱,比如要面對什么問題,要解決什么問題。
二、簡化會議流程,避免冗繁環(huán)節(jié)。
如何能在會議中高效率且有效果地解決問題
在組織一次會議之前,一定要明確此次會議的目的。會議不論大小、規(guī)模,都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題,并要讓參會人員知曉,并提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解,一定要及時發(fā)放并叮囑參會人員閱。
2
參會人員范圍一定要準確。一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者范圍既不能過大也不能過小。人數(shù)過多,表達意見過多、分散,不易形成統(tǒng)一意見,而且也容易造成會議時間的冗長;人數(shù)過少,不能有效收集意見。
3
做好會議前的準備工作。會議前準備工作應包括發(fā)放會議通知,通知內(nèi)容全面,應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等,同時要確保發(fā)放到位,避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現(xiàn)。會議現(xiàn)場的布置(包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式)、調(diào)試好燈光、音響、空調(diào)等電子設備。
4
會議過程中,要充分發(fā)揮主持人的協(xié)調(diào)作用。合理安排次序,一般重要的議題放在前面討論。在開會時,要注意緊緊圍繞會議議題發(fā)言,同時要控制好發(fā)言時間,有的為了控制時間,設置鬧鐘、提示器等設備進行提示,當發(fā)言人離題太遠,也可以提醒主持人制止。當會議議題爭論不下時,主持人應及時進行會場協(xié)調(diào),保證會議順利進行。
5
會議過程中,還有做好服務。例如每隔一段時間就要讓服務人員續(xù)水、會議有時需要臨時增加與會人員,應及時通知等等,還有就是突發(fā)情況的及時處置。
6
會議結束后。有些重要的會議,還需要在會后形成紀要,應督促會議記錄人員及時整理會議紀要,呈送相關領導審閱、下發(fā)。同時要根據(jù)會議記錄的決議事項,加強執(zhí)行監(jiān)督。
7
會議最后形成的會議文件要及時歸檔。別忘了,對于會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思,有哪些環(huán)節(jié)做得不夠好,有哪些環(huán)節(jié)做的好,及時總結,慢慢制定出會議組織的標準流程,這樣既能節(jié)約時間、提高效率,也避免遺漏事項。
怎樣使會議更有效率
首先把重點,會議方向說出來
按照重點一點一點落實
大家對會議的內(nèi)容進行說明
如何進行高效率的會議
1. 主會人的作用不僅僅是發(fā)起會議這么簡單,你要把控會議進度和方向。如果會議規(guī)模是5個人,你還可以自己去組織他們參加,但如果參會人超過20人你干脆讓別人來協(xié)調(diào)開會這件事兒,自己則應該把有限的精力放在如何掌控會議方向上。參會者說話不合時宜或者偏離主題,主會人要及時發(fā)現(xiàn);在大家討論遇冷的時候及時拋出意見,刺激團隊頭腦風暴;及時發(fā)現(xiàn)小組成員的困惑或誤解,私下溝通。
2. 秘書的工作也不僅僅是做會議紀錄這么簡單,你是落實會議的重要環(huán)節(jié)。員工每天輾轉(zhuǎn)于各個會議中,會議室也分時間段被各種主題的會議排滿。每次開會的主題內(nèi)容總是轉(zhuǎn)瞬即逝,因此簡明扼要的會議紀錄將會在未來的執(zhí)行過程中起指導作用。那么做會議紀錄的人將會成為你思想表達的工程師、分析師或是銷售員,可見找個文筆好理解能力強的秘書多么重要。
3. 充分發(fā)揮“開會”這種形式的長處進行信息共享。如果開會時總是主會人在不斷下發(fā)命令、安排計劃,參會者感受到的參與度就很低,也會降低對會議內(nèi)容的關注程度。所以如果你主持會議,一定保證預留與部分時間讓大家發(fā)表意見,帶動參會者參與討論。通用首席執(zhí)行官瑪麗·巴拉(Mary Barra)十分注重為每個人提供表達想法的機會,甚至有意地讓不同知識背景、不同理念的人坐在同一張會議桌上進行討論,充分聽取差異化人才的建議。
4. 鼓勵員工自己設定工作目標。相比于被動地接受命令執(zhí)行工作,主動情緒更能營造健康的辦公氛圍,同時也讓員工更加積極地完成任務。員工精力會被更多地花費在克服困難上,而不是尋找拖延的借口。領導者在者當中發(fā)揮的作用就是督促員工給自己允諾下的工作目標定下時間期限。任何工作都要有明確的完成期限,和進度表。
擁有35年培訓經(jīng)驗的企業(yè)管理顧問保羅·阿克斯特爾(Paul Axtell)說,員工都希望自己在老板面前表現(xiàn)得很可靠,因此更有動力去完成親口承諾的事情,但要注意要求他們在給這個承諾加一個時間*,讓這個承諾無懈可擊。
5. 幻燈片、演示文稿不一定是好的表達方式。當一個PPT開始播放時,人們的思維也會被變換的圖片所吸引而*發(fā)散性的思考。但是開會的目的難道不是為了討論工作計劃嗎?幻燈片這種容易分散精力的展示方法已經(jīng)開始被很多管理者嫌棄了,亞馬遜、雅虎、等公司的CEO帶頭摒棄繁復的演示方法,瑞士甚至為此成立了一個反PPT的政黨APPP(Anti PowerPoint),呼吁舉行全民公決禁止使用PPT。
6. 快停止點名簽到,這會讓參會者感到壓抑。會前點名讓大家覺得你在等著抓他們的錯誤,會形成一種被操控的感覺。如果你期待接下來的氣氛是平等對話、輕松表達和頭腦風暴,就在開局奠定一個愉悅的基調(diào)。那對于那些開會遲到的人怎么處理呢?從效率的角度看當然不能對這種行為置之不理,散會時候私下提點一句好了。
急求!如何提高會議的質(zhì)量和效率?
事前會議議程重要性要明確,會議議程不光只是本次會議的內(nèi)容,而且應該明確此次會議關于這個議程將要到達的程度;該個議程暫整個會議的時間分布是多少?整個會議應該有個時間的掌控的角色,這個角色應是一些老總或副總之類的比較好點。第二點就是會議是否按議程執(zhí)行的程度確定性。這個是需要領導參與及干預的。而且只有長期堅持才會成為一種習慣性。第三點就是會議紀要了。
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