EXCEL臺賬表設計很重要

在實際工作中，對于EXCEL表，特別是同工作簿中多個相互聯(lián)系的工作表，最常見的問題是將基礎資料與流水記錄放在一起、將數(shù)據(jù)記錄過程與需要的結果放在一起等等。這樣會使數(shù)據(jù)錄入費時、EXCEL的圖表功能不能使用、而且容易出錯。那么怎樣設計EXCEL表，以及組織各工作表之間的關系呢？請看下面的簡單分析。

工具/材料

EXCEL

方法/步驟1

原表分析：
（1）此表原來采用擺火柴棍的方法記帳。即：某貨號進貨或銷售后，通過在碼數(shù)中，增加或清除該鞋碼的一個數(shù)。

2）原來采用進貨或銷售某貨號、某鞋碼時的記帳方法：通過篩選貨號，在對應的碼數(shù)中增加或清除該鞋碼的一個數(shù)。

3）原來的進貨記帳規(guī)則示例：如本例C6中現(xiàn)在是一個9，表示庫存一雙39碼的鞋子；若現(xiàn)在再進貨3雙，則會在碼數(shù)中增加3個9然后變成9999。

4）原先的銷售記帳操作示例：如本例C6中現(xiàn)在是一個9，表示庫存一雙39碼的鞋子；若現(xiàn)在銷售完了也就是庫存沒有了，則會清除那個9然后變成空單元格。

5）從上面原表的使用情況來看，設計者幾乎沒有用任何函數(shù)和公式的，這樣就比較復雜。

方法/步驟2

為便于基礎數(shù)據(jù)的維護，基礎資料與流水記錄分開。
長期不用的舊貨號的刪除；新貨號、新物料、新產(chǎn)品資料的增加；以及對于基礎資料要進行備注說明。

為便于對期初數(shù)據(jù)的管理包括核對，期初數(shù)據(jù)要單獨存放。

便于利用EXCEL的數(shù)據(jù)圖表功能以及對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，進貨業(yè)務要單獨記錄流水帳。企業(yè)倉庫入庫業(yè)務也是這樣。利用基礎資料表中的貨號與進貨表中的貨號一結多的關系，快速錄入帶有效性的數(shù)據(jù)的方法。

為便于利用EXCEL的數(shù)據(jù)圖表功能以及對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，銷售業(yè)務要單獨記錄流水帳。企業(yè)倉庫出庫業(yè)務方式一樣，利用基礎資料表中的貨號與銷售表中的貨號一結多的關系，快速錄入帶有效性的數(shù)據(jù)的方法。

進銷存用單獨的表，對上述月初、進貨、銷售表中，對應月份、日期、貨號進行匯總計算。只需要一個SUMIFS就足夠，EXCEL的數(shù)據(jù)透視表也很方便快捷讓你完成數(shù)據(jù)匯總的。下面是根據(jù)O表中的月份，A列中的貨號分別計算進貨表中的進貨數(shù)量、銷售表中的銷售數(shù)據(jù)。?

如下圖是重新設計表結構之后的圖，同時實現(xiàn)了數(shù)據(jù)匯總、分析。

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