如何做一份備忘錄 備忘錄的做法

1、分析對象。備忘錄寫給哪部分群體（目標(biāo)讀者）？他們有什么樣的共同訴求，關(guān)心什么事？要思考清楚你的備忘錄重要在哪里。

2、標(biāo)題段。標(biāo)題段應(yīng)寫明備忘錄寫給何人，由誰所寫，完整確切的寫作時間以及主題（即反映備忘錄所寫內(nèi)容）。標(biāo)題段示例致：目標(biāo)讀者的姓名及工作頭銜 來自：你的姓名及工作頭銜日期：備忘錄完成時的時間 主題： (或回復(fù)：) 備忘錄是關(guān)于什么的(用不同的格式來突出)，務(wù)必使用目標(biāo)讀者的正式姓名；不要使用昵稱。寫標(biāo)題段時一定要注意各部分之間空兩行，并且對齊文本。

3、開頭段。從三個部分闡述確認(rèn)備忘錄的目的：問題描述；特別要求；最后方案。梳理一下備忘錄的寫作原因，并清晰的展現(xiàn)給目標(biāo)讀者。如果你無法描述出通過采取何種手段來解決這個問題（任務(wù)陳述），那么請重新思考一下你是否足夠清楚目前的局勢。僅加入必要并且令人信服的內(nèi)容，否則會降低文本的說服力。

4、總結(jié)段。該部分應(yīng)提供前文所有重要建議的簡短陳述。這將有助于讀者快速理解備忘錄的關(guān)鍵點(diǎn)。 還可以加入前文中研究問題所使用的鏈接或引用來源。

5、展開討論段。在這一段中，寫入支持你想法的所有細(xì)節(jié)以及有助于解決問題的建議。你還可以寫上將來可能出現(xiàn)的問題，然后就防止該問題出現(xiàn)而應(yīng)該采取何種措施的討論過程。將最重要的信息放在討論段的前面。從人們最普遍的認(rèn)識開始，再接著訴說特定的事實或支持該認(rèn)識的論據(jù)。

6、結(jié)尾段。以友好的態(tài)度結(jié)束備忘錄并向讀者表明你希望他們采取何種措施。要思考下讀者通過什么樣的方法才能從備忘錄所提供的信息中獲益，以及如何將這種情況轉(zhuǎn)化為優(yōu)勢。一定要思考清楚讀者怎樣從被建議的行動中獲益，以及你怎樣將這種行動盡可能的簡化。你可能會說， “我會很高興我們以后可以再討論這些建議，并且尊重你做的任何決定。 ”

7、結(jié)尾的時候號召采取行動。如果你希望讀者在將來的某個時間做什么事，寫下來。檢查有沒有拼寫、語法和內(nèi)容錯誤。要特別注意姓名、日期或數(shù)字，并確定表達(dá)習(xí)慣和你所使用的語言相一致。

8、人性化。使用像“我”，“你”和“我們”這樣的表述。并用主動的口吻來鼓勵讀者采取行動。記錄下會話。按你說話的方式記錄下來，不要害怕使用縮略詞。不要表現(xiàn)出炫耀的感覺。避免學(xué)術(shù)用詞和技術(shù)術(shù)語。

9、避免使用“讓人透不過氣”的表述：語言盡可能的平實、簡潔。例如：不要說，“我們公司激勵機(jī)制的持續(xù)依賴于公司員工對公司目標(biāo)的完成程度?！倍钦f：“如果你想繼續(xù)得到獎勵，就要完成公司的任務(wù)?！?/p>

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