如何寫一封友好的提醒郵件

部分1：確立友好的基調(diào)

1、問候收件人。在商務(wù)來往中，你可能"必須"使用"尊敬的某某某"這樣的標(biāo)準(zhǔn)問候語。但是，越來越多的個性化電子郵件正在成為標(biāo)準(zhǔn)。有些電子郵件問候語可以幫助你從一開始就確立友好的基調(diào)，包括：你好，李剛

你好

好久不見

嗨！

2、提及你與收件人的關(guān)系。直接提醒對方會顯得很冷淡。使用能夠反映你們友誼和共同經(jīng)歷的語句，提及你與收件人的私人關(guān)系。這類語句包括：學(xué)校近況如何？

朋友，你最近還好嗎？

上周末和你一起很愉快。

我們上次交談是在什么時候？一個月前？

上次一起去的那趟旅行真是太棒了！我們最近再去一次吧。

3、使用溫和的表達(dá)方式。這點(diǎn)對郵件中的提醒部分尤其重要。如果你已經(jīng)有段時間沒和收件人聯(lián)系了，可以略表歉意或請求諒解，希望對方不要介意自己僅僅為了提醒對方而再次聯(lián)系。溫和的表達(dá)方式的示例有：我知道我們好久沒聯(lián)系了，但我想提醒你……

寶寶剛出生，事情很多，我剛記起來要提醒你……

我知道你很忙，所以不想打擾你，但我想提醒一下……

4、要有禮貌。如果提醒的內(nèi)容很重要，容易給人留下強(qiáng)硬的印象。記住，收件人還有許多自己的事情要做。記得說"請"和"謝謝你"，以及類似的用語。你可以使用一些禮貌用語，如：抱歉打擾你，但我想確認(rèn)一下……

如果你有時間，請盡快回復(fù)這封郵件……

感謝你花時間閱讀這封提醒郵件的回復(fù)。我很感激。

期待你的回復(fù)。

部分2：涵蓋必要的內(nèi)容

1、使用標(biāo)題行。標(biāo)題行無須文采斐然。清楚明了、簡明扼要的標(biāo)題行是最為實用的。這能夠讓收件人對郵件的目的一目了然。友好郵件提醒中常用的用語包括：了解一下

順便提一下……

即將到來的旅行、活動等

點(diǎn)一下旅行、活動等的人數(shù)

2、記得郵件要包含提醒內(nèi)容。當(dāng)你一心想著要保持友好、禮貌的態(tài)度時，很容易忽略掉一些重要的事情，比如實際的提醒內(nèi)容。把你的提醒放到電子郵件的開頭，緊接在問候語和簡要提及的私人關(guān)系后面。例如："你好。
好久沒聯(lián)系了，張磊。你家人最近可好？我老婆和孩子讓我忙壞了，但我想問一下你……"

"嗨！
奶奶，我一直想和你聯(lián)系。抱歉，我最近太忙了。我只是想提醒你我們的午餐聚會時間……"

3、使用簡潔的語言。一般而言，禮貌的語言確實會讓句子顯得更加冗長。例如，如果要禮貌地說"更加努力地工作"這句話，你可能得說"如果你能更努力地工作，可能會更好"。這類較長的表達(dá)方式雖然禮貌，但會使對方難以確定郵件的重點(diǎn)。使用簡化的電子郵件結(jié)構(gòu)。這類結(jié)構(gòu)可能類似于：問候（開頭）→私人關(guān)系→提醒→告別辭（結(jié)束語）

4、刪除不必要的信息。對于每句話和每句話的每個部分，問問自己："這些內(nèi)容是必要的嗎？"某些情況下，"必要"的意思可能還包括"讓郵件聽起來不那么冷冰冰的"。刪掉電子郵件中不必要的內(nèi)容。通常，你可以刪掉"非常"、"事實上"、"真的"、"很"和"肯定地"等副詞，讓信息更加簡潔。

5、使用告別辭結(jié)束電子郵件。"告別辭"是"道別"的委婉說法。告別辭包括"最誠摯的祝福"、"致以問候"、"敬上"和"謹(jǐn)上"等。簽名應(yīng)置于告別辭之后。但是，這些常見的告別辭會顯得缺乏感情。你可以試試這樣的告別辭：你的朋友

祝健康

萬事如意

祝一天愉快

輪到你回我郵件了

期待你的回復(fù)

部分3：確保電子郵件中沒有錯誤

1、校對電子郵件。瀏覽一兩遍電子郵件，即使只是快速看一遍，也可以糾正許多寫郵件時遺漏的簡單錯誤。寫完郵件后，檢查它的拼寫和語法。很多電子郵件服務(wù)有免費(fèi)的語法和拼寫檢查功能。檢查質(zhì)量取決于電子郵件服務(wù)提供商。某些檢查功能可能不太準(zhǔn)確。

記得檢查你的標(biāo)題行、問候語和告別辭（結(jié)束語）。人們很容易忽視這些內(nèi)容，而只關(guān)注郵件正文。

2、大聲讀你的電子郵件。如果你在寫一封重要的電子郵件，或者真的想對某人表現(xiàn)得特別友好或特別禮貌，你應(yīng)該從頭到尾大聲地讀出你的電子郵件。它聽起來像普通對話嗎？如果像，你的郵件就可以發(fā)送了。重寫那些聽起來沉重生硬的語句或段落。盡你所能地做出最好的判斷，這取決于你平時的說話風(fēng)格，會因人而異。

3、請其他人檢查電子郵件。如果是商業(yè)來往的重要通信，你可能需要在發(fā)送前請另一個人幫忙檢查提醒郵件。如果你寫的電子郵件比較簡潔，他人檢查通常只需要很短的時間，就能夠幫助你找到最微小的錯誤。查看你的在線消息服務(wù)。向朋友發(fā)送一條在線信息，內(nèi)容類似于："嘿，你能看一下我發(fā)送的簡短郵件嗎？用不了多少時間。"

記得對檢查你郵件的人表示感謝，畢竟他們是在幫你的忙。

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