工作中電子郵件的技巧

1. 管好你的收件箱

把郵件消息按照優(yōu)先級、主題、日期、發(fā)件人及其他選項進行分類，你可以從中篩出值得你關注的重要郵件。嚴格意義上講，作為好的電子郵件禮節(jié)，你應當在第一時間回復所有電子郵件。通常意義上講，你應當在一個工作日內回復所有專業(yè)電子郵件，即使它只是通知你，“已經(jīng)收到了消息，請趕快瀏覽”。有時候，你會收到包含多人回復的電子郵件；此時你每次都要讀完整個郵件，然后再回復。

2. 專業(yè)寫作郵件消息

無視商業(yè)寫作的基本原則，很容易傳達給別人這樣的信息，那就是你是一個外行，而且粗心大意。在寫郵件或者回復郵件時，應當保證語法和句式無懈可擊，或者還可以使用拼寫檢查器。不要發(fā)送全大寫字母的郵件——這種郵件太過歇斯底里。應當根據(jù)邏輯性與可讀性把郵件分散成小段落。郵件內容要簡短，如果內容較多，可以列成條目。

在點擊發(fā)送按鈕之前，進行最后一次檢查。把郵件再次完整通讀，檢查語法錯誤，看看標點用錯沒有，以及拼寫有沒有問題。你會為你的收獲大吃一驚的。此外，你還要保證郵件的語氣語調恰到好處，饒有分寸。

3. 加上有效的郵件主題

郵件主題的撰寫需要謹慎對待，但還是必須要給出。成功的郵件主題要能概括消息內容，既不顯得冗長，也不叫人茫然。啰里啰唆的主題讓人畏懼，這樣的郵件不如干脆跳過忽略不計，況且，太長的主題在電子郵件瀏覽器中也經(jīng)常無法全部顯示。為了得到最佳可讀性，字母的大小寫應和普通句子一樣，用不著夸張的全部大寫。

如Agenda for meeting on 3/29/07就很好，而不要寫成AGENDA FOR MEETING ON 3/29/07

4. 正確使用抄送（CC）和密送（BCC）

大多數(shù)電子郵件客戶程序都有抄送和密送功能，通過它們，你可以和主要接收人之外的其他人保持信息聯(lián)絡。如果需要領導支持的工作，一定要使用抄送。

向其他人拷貝（即抄送和密送）信息時，需要確信的是這些消息是否適合他們。如果使用地址列表，也要檢查檢查是不是列表中的所有成員都應該收取這封郵件，記得把不相關的人員暫時排除在外。密送的使用要講求節(jié)制。如果有敏感話題需要密送給他人，還不如當著人家的面，在網(wǎng)下討論更為妥當。

5. 轉發(fā)消息要服從郵件禮節(jié)

在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎。不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人。點擊發(fā)送按鈕前，回顧一下消息內容是否對于所有收件人都無可挑剔。

6. 不要卷入網(wǎng)絡口水戰(zhàn)（flame war）

Flame war是一類激烈的郵件交換，往往情感勝于理智，而且和專業(yè)溝通簡直毫無瓜葛，不可相提并論。如果某一天你收到了這種郵件（表明戰(zhàn)火已經(jīng)離你不遠），或者發(fā)覺自己已經(jīng)深涉其中，那么如果你還是決定非得回應，最好在回應之前多加考慮。對情況加以分析，避免情緒化，作出理性的答復。憤怒時不要用E－mail.E－mail很難傳送幽默，但很容易傳達憤怒。

你也可以不要回應，而決定采取當面解決的辦法。一般來說，flame war的發(fā)動僅僅是出自一點小小的誤解。一旦有措詞不當（甚至是優(yōu)秀的措辭），就有可能被收件人曲解，然后他就發(fā)動火力進行回擊。比之答復，不如去找這個人就該消息討論討論。萬一談話尚不能解決問題，那就只能請經(jīng)理出馬，在網(wǎng)下解決爭端。

7. 妥善保管電子郵件地址

不要把合作伙伴的電子郵件地址泄漏給商業(yè)賣主、朋友，或者企業(yè)外部人員。核實列于收件人和抄送文本框中的郵件接收人確實有權接收消息，并且確保在這個過程中不會暴露他人的電子郵件地址。不要把你的合作伙伴的郵件地址貼在互聯(lián)網(wǎng)論壇或者公告板上、新聞組（Usenet group）系統(tǒng)里、聊天室中，或者其他公共區(qū)域內。

關于保護他人郵件地址不受公開，這里有幾點簡單方法。首先，如果你需要讓他的郵箱地址不被其他外部消息接收者看到，不妨用密送功能。其次，轉發(fā)郵件時，把他們的郵箱地址從消息中去除。這花不了多少時間，卻可以減少讓你的合作伙伴的電子郵件地址在互聯(lián)網(wǎng)空間內瘋狂復制繁衍的機會。

8. 明智地處理附件

電子郵件的附件消耗了過多的郵件服務器的存儲空間和網(wǎng)絡帶寬，而且對病毒的發(fā)作難辭罪責——可是，它們又常常是傳送文件的最簡單方法。當你發(fā)送附件時，就請確保按以下指導方針進行：

◆如果只發(fā)送附件，要進行簡短說明，這樣比較禮貌。
◆不要附加大文件；任何大于1或者2M的東西都不應該通過電子郵件發(fā)送。

◆限制消息所含附件的數(shù)量為5個或者更少。
◆把附件保存到硬盤上，然后刪除包含此附件的電子郵件消息。
◆不要打開突如其來的附件，不要打開不知來自何方的附件。
◆打開附件前，每次都先用反病毒軟件掃描一遍。在沒有得到無毒的確認之前，永遠不 要點擊附件。
◆不要給接收人轉發(fā)他們不能訪問的附件。如果附件的使用需要運行某個不常見的新應用程序，就先在消息中說明白。

9. 不要包含敏感信息，或者可能讓人窘迫的信息。

如果你認為你的電子郵件純屬私有，那就錯了。不是這樣的。把它們想作明信片。如果不想讓信息發(fā)布在當?shù)貓蠹埖念^版，就決不要把它們包含在電子郵件中?；蛘哌@樣講，永遠就不該通過電子郵件發(fā)送絕密的、內部所有的、敏感的、個人的，或者秘密信息。你也應當避免在郵件中發(fā)送煽動性的或者情緒化的評論。

10. 知道什么時候用電子郵件（及什么時候不用）

商業(yè)發(fā)展讓電子郵件有了專業(yè)化的商業(yè)相關用途，但絕不是用來開玩笑、扯閑話，或者chain郵件的。同時記住不要用發(fā)送郵件的方式完成本該口頭交談的工作。錯綜復雜的主題面對面進行解釋尚且經(jīng)常困難重重，電子郵件又能何為。與其通過電子郵件給出復雜解釋，不如開一個簡短會議當面把事情說明白。

當進行緊急、艱難，和/或令人不愉快的討論時，比如和人力資源有關的事端，電子郵件是口頭交談的蹩腳替身。情緒容易激昂的交流還是當面處理較好。

11. 關于回復

禮貌上講，郵件中涉及的人都需要回復在相應的位置，并且包含原文。只回復一個人是極度不禮貌的。

12. 最后填寫收件人，因為一個誤操作，有可能送出一份空信，令對方造成你工作粗糙的印象。

13. 溝通重要事情時，最好使用郵件；若有必要，抄送給相關的負責人。

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