Access入門教程14.1如何插入圖表

將數(shù)據(jù)用 圖表 方式顯示很簡單，在Access2000中，不管在窗體、報(bào)表還是在頁中都可以 插入 圖表 。這里我們講述在窗體上 插入 一個(gè) 圖表 的過程，而在報(bào)表和頁中 插入 圖表 是完全相同的， 我們先打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫，這里以天智公司1999年各分公司銷售情況數(shù)據(jù)庫

將數(shù)據(jù)用圖表方式顯示很簡單，在Access2000中，不管在窗體、報(bào)表還是在頁中都可以插入圖表。這里我們講述在窗體上插入一個(gè)圖表的過程，而在報(bào)表和頁中插入圖表是完全相同的，

我們先打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫，這里以天智公司1999年各分公司銷售情況數(shù)據(jù)庫為例，在數(shù)據(jù)庫的主窗體上插入一個(gè)餅圖，以分析比較各分公司一年的銷售總額。首先打開這個(gè)需要添加圖表的主窗體“年度銷售額窗體”，等窗體打開以后，將它切換到設(shè)計(jì)視圖上。然后用鼠標(biāo)單擊“插入”菜單中的“圖表”命令。完成這些之后當(dāng)將鼠標(biāo)移動(dòng)到窗體的“主體”上，會(huì)發(fā)現(xiàn)鼠標(biāo)的光標(biāo)左上方有一個(gè)“圖表”圖標(biāo)?，F(xiàn)在單擊鼠標(biāo)左鍵，就會(huì)在這個(gè)窗體上插入一個(gè)圖表，此時(shí)的視圖如下圖所示，并在屏幕上彈出一個(gè)“圖表向?qū)А睂υ捒颉?/p>

接著單擊視圖框中的“兩者都有”選項(xiàng)按鈕，然后在列表框中選擇建立這個(gè)圖表所需要依據(jù)的表或查詢。為了創(chuàng)建剛才提到的各個(gè)分公司一年銷售總額餅形圖，要選擇“銷售總額”這個(gè)查詢，然后單擊“下一步”按鈕。

這一步要求我們選擇在餅形圖中所用到的字段。只要在左邊提供的字段列表中選擇好一個(gè)字段，然后單擊“>”按鈕就可以將這個(gè)字段作為一個(gè)已經(jīng)選中的字段了。要將這兩個(gè)字段都選到右邊用于圖表的字段列表中，只要單擊“》”按鈕即可，這里我們將這兩個(gè)字段都選為圖表需要的字段。繼續(xù)單擊“下一步” 按鈕。

此時(shí)我們看到的對話框如下圖所示，現(xiàn)在我們看到在對話框的左邊有很多的圖標(biāo)按鈕，這些圖標(biāo)表示的就是在Access中能畫出的圖表類型，當(dāng)我們需要畫某種圖表的時(shí)候，只要單擊相應(yīng)的圖標(biāo)按鈕就可以了?，F(xiàn)在我們要畫“餅圖”，只要單擊“ 餅圖”按鈕就可以了。同時(shí)這個(gè)“餅圖”圖標(biāo)按鈕會(huì)凹陷下去，并且在列表框右邊會(huì)顯示出一個(gè)“餅圖”。以便我們對這種類型的圖表有一個(gè)直觀的認(rèn)識。

單擊完“下一步”按鈕就可以看到向?qū)б笪覀儊硪?guī)劃“餅圖”中的數(shù)據(jù)，就是將對話框右邊的“備選字段”拖到“示例圖”中相應(yīng)的“字段備選框”中去，成為圖表中相應(yīng)的數(shù)據(jù)來源就可以了。這樣就可以利用“字段備選框”中“字段”提供的數(shù)據(jù)來繪制“餅圖”了。在這個(gè)“餅圖”中，我們將“單位”字段拖到“系列 ”備選框中，將“總銷售額”拖到“數(shù)據(jù)”備選框中，如下圖所示。

現(xiàn)在，我們單擊“圖表預(yù)覽”按鈕，來觀察一下生成的圖表正確與否。

讀者應(yīng)該注意到了這個(gè)問題，即拖到“數(shù)據(jù)”備選框中的字段“年銷售額”變成了“年銷售額之和”呢！這是由于“數(shù)據(jù)”這個(gè)備選框中的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行各種匯總計(jì)算，而“求和”計(jì)算又是這個(gè)“數(shù)據(jù)”備選框中的默認(rèn)選項(xiàng)，所以才出現(xiàn)了這個(gè)情況，應(yīng)該把它改一下。其修改的方法為：在“數(shù)據(jù)”備選框中雙擊鼠標(biāo)左鍵就會(huì)彈出一個(gè)列表框，在這個(gè)列表框中，有很多種匯總計(jì)算的方法，現(xiàn)在單擊任何一個(gè)選項(xiàng)都可以進(jìn)行對應(yīng)的匯總操作。但這種操作只限于備選框中字段是“數(shù)字”類型。現(xiàn)在由于我們不需要什么匯總計(jì)算，選擇“無”就可以了。這時(shí)你再看“數(shù)據(jù)”備選框中的字段已經(jīng)變成“年銷售額”了。 完成這些以后就可以單擊“下一步”按鈕去向?qū)У暮竺孢^程。

這一步為圖表向?qū)У淖詈笠徊?，給圖表加個(gè)標(biāo)題，比如“全年各分公司銷售總額圖”，如果這個(gè)圖表還要顯示一個(gè)圖例，（圖例就是表中某種顏色的塊或線條所代表含義的說明），則選中對話框中“是，顯示圖例”選項(xiàng)，如果要給別人看的話，有個(gè)圖例會(huì)很方便的。

現(xiàn)在這個(gè)圖表已經(jīng)完成了。單擊“完成”按鈕就可以看到窗體上的這個(gè)圖表了，如下圖所示。

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